Remboursement des frais professionnels
Si le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l'employeur est tenu de lui rembourser ses frais dès le premier kilomètre. L'indemnité kilométrique versée au salarié est le plus fréquemment forfaitaire et son montant peut être fixé par la convention collective applicable à l'entreprise.
L'indemnité forfaitaire est exonérée des cotisations sociales lorsque le montant alloué au salarié reste dans les limites fixées par le barème kilométrique publié par l'administration fiscale. Ce barème dépend de la distance parcourue. Il est plafonné à 7 CV. Le barème 2019 en euros par kilomètre est fixé pour les véhicules automobiles (pour les cyclomoteurs et les motos, d'autres valeurs sont à retenir).
Exemples :
- Pour 3 000 km par an parcourus avec un véhicule de 4 CV, le remboursement de frais est exclu de l'assiette des cotisations sociales dans la limite de : 3 000 km x 0,518 = 1 554 €.
- Pour 10 000 km par an parcourus avec un véhicule de 6 CV, le remboursement de frais est exclu de l'assiette des cotisations sociales dans la limite de : (10 000 km x 0,32) + 1 244 = 4 444 €.
Remboursement des frais domicile-travail
Ce barème sert également pour déterminer le remboursement exonéré de cotisations sociales des frais de trajet du salarié utilisant son véhicule personnel entre son domicile et son lieu de travail. Par souci d'équité, la législation sociale a transposé l'exonération du remboursement obligatoire des frais de transports publics au remboursement des frais de trajet personnel.
L'employeur a ainsi l'obligation de rembourser 50 % du coût des abonnements aux transports publics exposé par le salarié entre son domicile et l'entreprise. Ce remboursement est assimilé à un remboursement de frais professionnels, comme tel exonéré des cotisations, CSG et CRDS.
Il conserve en revanche la faculté de rembourser tout ou partie des frais de carburant, ou d'alimentation des véhicules électriques, engagés par les salariés pour le déplacement domicile - travail. Lorsque l'employeur prend une telle décision, le remboursement est exonéré des cotisations, CSG et CRDS, dès que se trouvent réunies les conditions suivantes :
- La résidence habituelle ou le lieu de travail du salarié est situé en dehors d'un périmètre de transports urbains ou l'utilisation de son véhicule personnel est rendue indispensable par l'horaire de travail particulier ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.
- L'employeur dispose des éléments justifiant les distances des trajets domicile – travail en les recueillant auprès de chaque salarié.
- La limite du remboursement est de 200 € par an ou, en cas de nécessité absolue, celle du barème fiscal ; il y a nécessité absolue lorsque le trajet domicile-travail n'est pas desservi, ou l'est mal, par les transports en commun, ce qui est fréquemment le cas pour un travail dans une exploitation agricole ; et lorsque l'éloignement du domicile ne résulte pas de convenances personnelles mais est contraint pour des raisons familiales : prise en compte du lieu d'activité du conjoint, scolarité des enfants, etc.
- Le remboursement concerne tous les salariés placés dans une situation identique.
- Il est mis en œuvre par décision de l'employeur après consultation du comité social et économique s'il en existe (un accord avec les syndicats représentatifs s'impose cependant dans le cas où l'un d'eux est représenté dans l'entreprise).
L'employeur détermine les modalités de prise en charge en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, par exemple en retenant un montant fixe au kilomètre ou, au contraire, un montant variant selon le barème fiscal, etc.
Le montant remboursé doit figurer sur le bulletin de paie.
Enfin, à la différence de la participation aux frais de carburant (prime de 200 €), le montant des indemnités kilométriques versées au salarié contraint d'utiliser son véhicule est intégralement soumis à l'impôt sur le revenu.
